TUGAS SOFTSKILL KOMUNIKASI BISNIS

Nama   : Dini Amalya
Npm    : 13214175
Kelas   : 4EA34




PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS  
Perencanaan pesan, merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan organisasi secara menyeluruh dan merupakan salah satu factor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan–pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.

Dalam ringkasan materi ini, akan dibahas proses komposisi, penentuan tujuan, analisis audience, penentuan ide pokok dan seleksi saluran dan media komunikasi.

A. PENENTUAN PROSES KOMPOSISI

Proses komposisi (composition process) penyusunan pesan-pesan bisnis dapat di analogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang composer. Dia harus merencanakan lagu apa yang aka bibuat untuk mengiringi lagu tersebut. Kemudian mereka harus melakukan latihan dan uji ulang atau revisi-revisi yang diperlukan, sehingga lagu yang diciptakan mempunyai mutu yang bagus, enak didengar dan mudah dicerna oleh para pengemarnya.

Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap, yaitu :

a) Pencanaan 

Dalam fase perencanaan (planning phase), dipikirkan hal-hal cukup mendasar, seperti yang akan menerima pesan, ide pokok (main idea) pesan-pesan yang akan disampaikan dan saluran atau media yang digunakan untuk menyampaikan pesan.

b) Komposisi

Komposisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat dan paragraph. Hal ini mengunakan kata-kata yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima.

c) Revisi

Setelah ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat, dan paragraph, perhatikan apakah kata-kata tersebut telah diekspresikan dengan benar. Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelah kembali, apakah sesuai dengan apa yang direncanakan sebelumnya atau tidak.

B. PENENTUAN TUJUAN DAN ANALISIS AUDIENCE

A. Penentuan Tujuan

Dalam merencanakan suatu pesan bisnis hal yang pertama dilakukan adalah memikirkan maksuda atau tujuan komunikasi. Untuk dapat melakukan dan menjaga goodwill di hadapan audience, maka hal pertama-tama ia harus menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur, sesuai dengan tujuan organisasi.

1. Mengapa tujuan itu harus jelas.

Dengan tujuan yang jelas maka akan membantu pengambilan beberapa keputusan diantaranya sebagai berikut :

a) Keputusan untuk meneruskan pesan .

Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyakan pada diri sendiri sendiri, apakah pesan yang akan disampaikan benar-benar diperlukan atau tidak? 

b) Keputusan untuk menenggapi audience

Untuk memutuskan cara terbaik menanggapi audience, komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan inti pesan yang disampaikan? Apakah mereka mengharapkan keuntungan? Apakah harapan mereka sesuai dengan harapan komunikator? Tanpa mengetahui tanpa mengetahui motif audiencenya, komunikator tidak dapat menanggapi mereka dengan baik.

c) Keputusan untuk memutuskan isi

Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memusatkan isi pesan. Komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Informasi yang tidak relevan harus di singkirkan jauh-jauh.

d) Keputusan untuk menetapkan saluran atau media

Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu pesan, sangat tergantung pada tujuan yang dikehendaki. Saluran komunikasi yang akan digunakan dapat berupa lisan atau tulisan.

2. Tujuan komunikasi bisnis

Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu : 

a. Memberi informasi (informing)

Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai staf adminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.

b. Persuasi (persuading)

Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.

c. Kolaborasi (collaborating) dengan audience.

Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.

3. Cara Menguji Tujuan

Ada empat pertanyaan dalam menguji tujuan yang tela ditentukan yaitu :

a) Apakah tujuan tersebut realistis?

b) Apakah waktunya tepat?

c) Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?

d) Apakah tujuannya dapat diterima oleh perusahaan 

B. Analisis Audiens

Setelah komunikasi tersebut telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah selanjutnya adalah memperhatikan audience yang akan dihadapi. Siapa mereka, bagaimana sikap mereka dan apa yang mereka ketahui? 

1) Cara mengembangkan profil audience

a. Berapa jumlah dan bagaimana komposisi audience?

Audience dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukan prilaku yang berbeda dengan audience yang berjumlah sedikit sehingga untuk mengadapi diperlukan teknik komunikasi yang berbeda pula. Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan oleh jumlah audience.

b. Siapa audience

Bila audience yang dituju lebih dari satu orang komunikator perlu mengidentifikasi siapa diantara mereka yang memegang posisi kunci/posisi yang penting, seperti mereka yang memiliki status organisasional tinggi.

c. Reaksi audience

Setelah mengetahui siapa yang menjadi audience, perlu diketahui komposisi audience adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis, 

d. Bagaimana tingkat pemahaman audience?

Ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audience seperti tingkat pendidikan, usia, dan pengalaman juga perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audience memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh audience tersebut dididik.

  

e. Bagaimana hubungan komunikator dengan audience? 

Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audience, audience harus dapat diyakinkan sebelum presentasi disampaikan. Komunikator dengan penampilan yang meyakinkan akan membuat audience termotivasi untuk mendengarkan dan menyimak pembicaraannya, sehingga pesan dapat tersampaikan dengan baik.

2) Cara memuaskan kebutuhan informasi audience. 

Salah satu kunci dari komunikasi yang efektif adalah mengetahui kebutuhan informasi audience dan selajuntnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut. 

Ada lima tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audience yaitu :

a. Temukan/cari yang diinginkan oleh audience

b. Antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan

c. Berikan semua informasi yang diperlukan

d. Yakinkan bahwa informasinya akurat

e. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audience.

  

3) Cara memuaskan kebutuhan motivasional audience 

Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audience untuk mau mengubah prilaku mereka. Tetapi, pemberian motivasi ini seringkali mengalami hambatan/ kendala. Hal ini disebabkan oleh adanya kecenderungan dari audience untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang lebih baru. Untuk mengatasi kendala-kendala tersebut perlu melakukan pendekatan dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional dan pendekatan emosi audience.

C. Penentuan Ide Pokok, Seleksi dan Media 

A. Penentuan Ide Pokok

Setelah menganalisis tujuan dan audience, langkah selanjutnya adalah menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut. Topik dan ide pokok merupakan dua htal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang luas. Sedangkan ide adalah pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yang menjelaskan isidan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audience. 

Sebelum menentukan ide pokok terlebih dahulu yang harus diidentisikasi adalah :

1. Teknik Brainstorming.

a) Storyteller’s tour

Hidupkan tape recorder dan telaah pesan-pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama, rasionalitas dan implikasi bagi sipenerima.

b) Random list

Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran diatas kertas kosong. Selanjutnya pelajari hubungan antara ide-ide tersebut.

c) CFR (Conclusions, findings, recommendations) Worksheet.

Jika subjek yang dibahas mencekup pemecahan masalah, gunakanlah suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation) yang akan di berikan.

d) Journalistic Approach

Pendekatan jurnalistik memberika poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok.

e) Question And Answer Chain

Barangkali pendekatan yang terbaik adalah melihat dari sisi perspektif audience.

f) Pembatasan cakupan 

penyajian rutin kepada audience yang telah Anda kenal hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Cara ini dapat membangkitkan rasa hormat audience kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan controversial akan memakan waktu yang lebih lam, terutama jika audience yang hadir terdiri atas orang-orang yang spektial, atau orang-orang yang tidak dikenal sebulumnya.

2. Petunjuk atasan

Penentuan ide pokok dapat dilakukan dengan meminta petunjuk dari atasan. Ini banyak terjadi pada perusahaan dengan sistem senioritas dan desentralisasi. Namun cara ini dapat menyita waktu manajer hanya untuk pekerjaan yang sebenarnya dapat didesentralisasikan.

3. Kebiasaan

Cara yang ketiga dalam menentukan ide pokok adalah berdasar kebiasaan. Apabila perusahaan menghadapi situasi yang sama atau relatif sama, maka akan digunakan suatu ide pokok tertentu. Cara ini mempunyai keterbatasan, yaitu hanya untuk yang situasinya sama atau relatif sama saja.

B. Seleksi dan Media

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.

a) Saluran komunikasi lisan

Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back).

b) Saluran komunikasi tertulis

Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.

Komunikasi Lisan :

Anda menginginkan umpan balik segera dari audiens..

Pesan anda relative sederhana dan mudah di mengerti .

Anda tidak memerlukan catatan permanan

Anda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah atau ekonomis.

Anda menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah.

Komunikasi Tertulis :

Anda tidak memerlukan unpan balik segera.

Pesan anda sangat rinci, komplek, dan memerlukan perencanaan yang hati-hati.

Anda memerlukan catatan permanen.

Anda ingin mencapai audiens yang luas.

Anda ingin mengurangi distorsi penyampaian pesan.

Media pada saluran lisan :

1. Percakapan tatap muka (pidato, rapat, seminar, konferensi)

2. Telepon, voice mail

3. Radio, televisi, Computer

4. Pita audio dan video

5. Teleconference

6. Video conference

Media pada saluran tertulis :

1. Surat, memo, laporan, proposal

2. Elektronik mail / email

3. Telepon (sms)

4. Computer

5. Faks

6. Telegram

7. Pos biasa dan khusus

SUMBER

https://reviindah.wordpress.com/2015/05/16/perencanaan-pesan-pesan-bisnis/

http://zayardinadin.blogspot.co.id/2011/02/perencanaan-pesan-pesan-bisnis.html

http://ekonomikomiko.blogspot.com/2014/05/proses-menulis-perencanaan-pesan-bisnis.html